メール 署名 おしゃれ。 Outlookの署名を「自動で入れる方法」をわかりやすく図解

コピペで使える!メール署名テンプレート集20選と署名作成のポイント

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何気なく送ったメールが、実は上司や取引先をイラッとさせているかもしれない。 ビジネスメールの第一人者が、ちょっとしたNGポイントを解説する。 4割以上の人が不快なメールの被害者 私は、一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表として、ビジネスメールの研修やコンサルティングを行っており、研修の回数は毎年100回以上に上ります。 また、2007年から10年以上に渡り「ビジネスメール実態調査」を実施してきました。 これは、仕事でメールを使っている人を対象に行っている、日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。 今回、『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』(サンクチュアリ出版)という監修書を出版するにあたり、「役職者たちはメールについてどう感じているのか?」を調べました。 「ビジネスメール実態調査」の回答者から約1000社の役職者をピックアップし、再集計した結果、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある人がなんと4割以上もいたのです。 「目立ちすぎる件名」はNG メールを受信した際、最初に見るのが件名です。 メールの優先順位を件名で判断するという人もいます。 ですから、わかりやすくて目立つ件名をつけたいものです。 ただし、目立つ件名であることは大切ですが、目立とうとしすぎるのは問題です。 たとえば、件名の冒頭に記号をつける人がいますが、やりすぎるとおかしなことになります。 しかし、メールマガジンやただの営業メールと誤解され、読まずに削除される恐れがあります。 もしも記号を使うなら、「【 】」「( )」「< >」などの記号を、特に重要な連絡の際だけ使ってみてください。 たとえば、返信のない相手に同じ用件を再送する場合や、請求書を依頼するようなケースです。 【再送】提案書のご確認のお願い <確認>6月12日(月)ご訪問時間について (ご請求書発行依頼)6月納品分 目立つことと、悪目立ちすることの違いを押さえて、件名にうまく記号を使ってみてください。

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【メールの署名設定方法】Gmail、Outlookほか全10点の手順と特徴

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署名は名刺と同じ役割を果たす 署名の役割は、「誰からのメールか」を知らせることなので、記載する内容については日本語と同じ、名刺と同程度の情報です。 項目は、 会社名、部署、役職、氏名、住所、電話番号、ファクス番号、メールアドレス、自社のWEBサイトURLなどです。 署名はネット上の名刺、といえるかもしれません。 署名によって、面識のない相手に、簡単なプロフィルが伝えられることは便利でもありますし、信頼も得られます。 面識のある相手でも、署名なしは失礼にあたります。 「知っている人だから署名はいらない」と考えてしまうかもしれませんが、メールの返事はメールでするとも限りません。 電話で連絡を取りたいときや、書類を郵送したい場合など、署名がないと、名刺ホルダーを取り出して調べる手間が出てきます。 署名を付けることは、相手への気配りにもつながるといえるでしょう。 項目を並べる順番 日本語の署名と英語の署名では項目を並べる順番が違います。 日本語の署名は、次のような表記が一般的です。 しかし、 英語の署名は次の順番で並べるのが一般的です。 (1)名前 (2)役職・所属部署 (3)会社名 (4)住所 (5)電話番号・ファクス番号 (6)メールアドレス (7)自社サイトのURL Hanako Yamada Manager, Sales Department 〇〇 Inc. " 住所は下記のような順で、郵便番号、都道府県、市区町村、番地の順を逆にします。 なお、英語で住所を表記する際は最後に"Japan"を加えます。 " 住所、電話番号、E-mail、URLの記載に厳密な順番はなく、前後しても問題はありません。 役職と所属部署を記載する 個人名の次に役職と所属部署を記載します。 短ければ1行で表記してもかまいません。 下記に一部をご紹介しますので参考にしてください。 役職名は次のように表記します。 社長=President 取締役・役員=Director 部長=General Manager/Chief Director 課長=Manager/Section Chief 部署名は"Department"と表記されることが一般的で、次のようなものがあります。 "Co. , Ltd. " "Company Limited"の略で、日本の株式会社の多くがこの表記を採用しています。 注意すべきは"Co"の後にピリオド、もしくはピリオドとカンマを入れること、その後に半角スペースを入れること、"Ltd"の後にピリオドを入れることです。 "Ltd" "Co. , Ltd. "を略した形で意味は同じです。 "Inc. " "Incorporated"の略で、登記済みの法人を意味します。 社名の後に付け、最後にピリオドが必要です。 また社名の後にカンマを入れる場合もあります。 "Corp. " "Corporation"の略で"Incorporated"と意味は同じです。 最後にピリオドが必要です。 電話番号・ファクス番号・URLの書き方 冒頭に付ける表記は、"Tel"、"Fax"が一般的です。 ファクス番号はなくてもかまいません。 海外の取引先に送る場合は、国際電話の番号を記載するようにしましょう。 国際電話は、先頭に+を付け、局番の0を除き、日本の国番号「81」を付けます。 ファクス番号も同様です。 自社のWEBサイトのアドレスを記載する際、"Home page"「ホームページ」ではなく、 "Website" "Webpage"と表記しましょう。 「ホームページ」は、本来はブラウザ起動時の最初のページを意味しますが、日本では、一般的にウェブサイトのトップページやサイト全体を表す言葉として使われています。 英語では特にウェブサイトのトップページを指す言葉として使われています。 文化の違いを意識すると理解しやすい 以上のように英語の署名に盛り込む項目は日本語と同じですが、順番が違います。 日本では企業名の後に個人名を書きますが英語では逆です。 役職名も日本では役職名、名前の順ですが、英語では名前、役職名で表記します。 個人名、役職名、会社名の順番の違いは、文化的な背景を重ねてみると「なるほど」と思えるところがあります。 日本では「どこの社員か」ということがより重要な情報として扱われ、英語圏では組織よりも個人にスポットが当たっています。 住所の書き方でも、日本は大きな区分から小さな区分へと移行し最後に自分の名前を書くのに対し、英語では自分の名前を書いた後、番地などの小さな区分から大きな区分を表記します。 個を意識する欧米と、組織(集団)での調和を重んじる日本の文化的な背景の違いが、こういった署名にも表れているといえるでしょう。 この記事をシェアする•

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企業ブランディングはメールの署名から。【メール署名統一のススメ】

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ビジネスメールの「署名」の作り方の基本 まずはじめに、ビジネスメールの「署名」の書き方の基本を紹介します。 自動挿入の設定をする メールの署名は、メールを書くたびに記入するのではなく、設定のページで自動挿入の設定をしておきます。 一般的なメーラーやメールサービスでは、署名を自動挿入できる設定機能があります。 複数の署名を設定することも可能です。 例えばGmailの場合は、トップの「設定」(歯車のボタン)を開くと署名の設定欄があります。 名刺と同じ情報を入れる ビジネスメールの署名は、名刺と同等の内容を記載します。 最低限、次の3要素が必要です。 氏名:珍しい名前の場合は読み仮名を添えます。 社名・部署名・役職名:役職がある場合は役職名を明記します。 フリーランスの人は肩書を、就職活動中の学生は学校名(大学生の場合は大学名・学部名・学科名)を書きます。 目的別に複数の署名を準備する 「社外用」「社内用」「簡易版」など、目的に応じて複数の署名を用意して使い分けることも大切です。 社内用には社名や会社のURLなどを省き、内線番号を明記するなどです。 面識のない人にメールを送る時は、携帯電話番号などの情報を入れたくないこともあるため、連絡先の情報を絞った簡易版の署名を作っておくと便利です。 シンプルな線で区切るデザインにする メールの署名欄は———などの線を利用して上下を区切るのが基本です。 本文との区別をつけるためです。 個人用の署名では、線の部分を自分の好みに装飾することがありますが、ビジネスメールの署名のデザインは、自分の好みで考えるのではなく、あくまでも相手が参照しやすくするためのシンプルなデザインにすることが肝心です。 基本は左寄せの箇条書きとし、飾りを多用する装飾的なデザインは避けます。 ビジネスメールの「署名」テンプレート 一般的なビジネスメールの署名をテンプレートで紹介します。 社外用 ——————————————————— 株式会社 TRANS BIZ 営業部 村下春樹 〒000-0000 東京都渋谷区1-2-3 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000 Email: murashita@xxxx. jp URL:biz. trans-suite. trans-suite. , Ltd. 1-2-3 Shibuya, Tokyo 000-0000 JAPAN Email:murashita xxxx. trans-suite. 最後に「JAPAN」を書きます。 海外から日本に電話をかける場合は、日本の国番号 81 を頭につけ、頭の 0 を省略します。 表記もそれに従います。 例えば年末年始や夏期の休業予定や、新製品や展示会のご案内などです。 インフォメーションは長くならないように簡潔に入れ、時期が過ぎたら削除するのを忘れないようにします。 trans-suite. ご迷惑をおかけしますが何卒ご了承のほどお願い申し上げます。 trans-suite. trans-suite. その時点でビジネスパーソンとしては失格です。 逆に情報を盛り込みすぎて、押しつけがましくなったり、自分本位の署名になってしまったりして相手に不快感を与えてしまっては本末転倒です。 まずは情報が整ったシンプルな署名を用意しておきましょう。

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